Perehdytysraportti on henkilökohtainen perehdytysopas, joka luodaan automaattisesti työntekijän persoonallisuusprofiilin perusteella. Se on tarkoitettu esimiehelle, joka toivottaa uuden jäsenen tervetulleeksi tiimiinsä.

Tämä dokumentti vastaa konkreettiseen kysymykseen: "Nyt kun tiedän uuden työntekijän profiilin, miten voin räätälöidä hänen perehdytystään?" Se kääntää käyttäytymisindikaattorit käytännön toimenpiteiksi ja tarjoaa erityisiä neuvoja jokaiselle tehtävän vastaanottamisen vaiheelle.

Se on operatiiviselle esimiehelle suunnattu työkalu: sen käyttö ei vaadi ennakko-osaamista Trimoji-mallien suhteen.

Mitä raportti sisältää, osio osiolta

1. Etusivu – 3 lukemisen avainta

Ensimmäinen sivu tunnistaa raportin (työntekijän nimi, yrityksen logo) ja esittelee kolme dokumentin käyttöohjetta. Nämä kolme avainta kontekstualisoivat raportin käyttöä esimiehelle, joka tutustuu siihen ensimmäistä kertaa: miten tulkita sitä, miten käyttää sitä ja missä hengessä perehdytystä tulee lähestyä.

2. Käyttäytymisen yhteenveto

Tämä sivu tarjoaa tiivistetyn lukeman profiilista:

• TUTKA (12 ulottuvuutta): Vahvimmat käyttäytymistendenssit, pisteytyksen mukaan järjestettynä, tarjoavat nopean yleiskuvan työntekijän luontaisista vahvuuksista.
• Trimoji-tavat: Sijoittuminen kolmella akselilla (työympäristötyyli, motivaatio, työrytmi) kuvauksineen ja suotuisine/epäsuotuisine ympäristöineen.

Tämä osio auttaa esimiestä ymmärtämään muutamassa minuutissa uuden työntekijän luontaiset mieltymykset.

3. Käyttäytymiskuvaukset tilanteissa

Tämä osio syventyy kolmeen näkökulmaan:

• Asenne työssä: Kuvaus työntekijän käyttäytymistyylistä hänen 4 Väri -sijoittumisensa perusteella, sekä siihen liittyvien käyttäytymispiirteiden luettelo.
• Viestintätapa: Mikä helpottaa suhdetta tähän profiiliin (mitä hän arvostaa, mikä saa hänet viihtymään) ja vältettävät stressin lähteet (mikä aiheuttaa jännitystä tai sitoutumisen puutetta).
• Persoonallisuus työssä (BIG 4): Neljän työhön sovelletun persoonallisuusulottuvuuden lukeminen. Kunkin ulottuvuuden kohdalla luonnollinen muotoilu osoittaa, onko työntekijä tämän akselin suhteen korkealla vai matalalla ja mitä se konkreettisesti merkitsee.

4. Perehdytyssuunnitelma 5 vaiheessa (neuvot)

Raportin ydin, joka sisältää toimintaehdotuksia: Viisi sarjaa kolmea räätälöityä neuvoa, jotka on jäsennelty perehdytysvaiheiden mukaan. Jokaisella neuvonannolla on otsikko ja yksityiskohtainen kuvaus.

• Ennen ensimmäistä päivää: Valmisteltavat toimenpiteet, jotta henkilö saapuu parhaisiin mahdollisiin olosuhteisiin profiilinsa mukaisesti (viestintä, työympäristö, odotusten selkeytys...).
• Ensimmäinen päivä: Ensimmäisenä päivänä omaksuttavat toimintatavat hyvien suhteiden luomiseksi alusta alkaen.
• Ensimmäinen viikko: Seurantatoimenpiteet perehdytyksen vahvistamiseksi pitkällä aikavälillä ja mahdollisten ensimmäisten positiivisten tai negatiivisten sopeutumisen merkkien havaitsemiseksi.
• 15 päivän kuluttua: Mukauttamistoimenpiteet työtehtävän vastaanottamisen ensimmäisen arvioinnin tekemiseksi, mahdollisten kitkakohtien tunnistamiseksi ja työntekijän integroitumisen vahvistamiseksi tiimiin ja tehtäviin.
• 1 kuukauden kuluttua: Vahvistamistoimenpiteet tehtävän hyvän ymmärryksen varmistamiseksi, ensimmäisten tulosten vahvistamiseksi ja työntekijän pitkäkestoisen dynamiikan luomiseksi itsenäisyyden ja suorituskyvyn suhteen.

Miten se toimii?

Vaihe 1 – Persoonallisuuskyselyn suorittaminen

Työntekijä suorittaa persoonallisuuskyselyn. Tämä kysely on voitu suorittaa rekrytoinnin aikana tai perehdytyksen alussa.

Vaihe 2 – Raportin automaattinen luonti

Perehdytysraportti luodaan automaattisesti profiilin perusteella. Neuvot ovat henkilökohtaisia ja perustuvat tunnistettuihin käyttäytymispiirteisiin: jokainen luotu dokumentti on ainutlaatuinen.

Vaihe 3 – Esimiehelle toimittaminen

PDF-tiedosto toimitetaan esimiehelle ennen työntekijän saapumista. Sen lukeminen vie 10 minuuttia ja se toimii suoraan käytännön oppaana ilman lisäkoulutusta.

Hyödyt HR- ja esimiestyölle

• Paremmin valmisteltu perehdytys: Esimies saapuu paikalle profiilin ennakkoon luetun tiedon ja toteutettavien konkreettisten toimenpiteiden kanssa.
• Vähemmän improvisointia: Neuvot jäsentävät ajanjaksoa, jolla on merkittävä vaikutus sitoutumiseen ja pysyvyyteen sen laadun ansiosta, miten vastaanotto hoidetaan.
• Helposti saatavilla ilman asiantuntemusta: Esimiehen ei tarvitse tuntea Trimoji-malleja soveltaakseen neuvoja.
• Vahva signaali työntekijälle: Räätälöity perehdytys alusta alkaen vahvistaa tunnetta siitä, että häntä odotetaan ja ymmärretään.
• Ennenaikaisen irtisanoutumisen riskin väheneminen: Henkilökohtainen perehdytys auttaa turvaamaan ensimmäiset viikot, jotka ovat usein ratkaisevia pysyvyyden kannalta.

Käyttötapaukset

Määräaikaisen työsopimuksen (CDI) perehdytys

Heti sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen luo raportti ja toimita se esimiehelle ja HR-tiimille. Dokumentti jäsentää ensimmäisiä perehdytysviikkoja ja helpottaa ensimmäisiä keskusteluita.

Sisäinen liikkuvuus

Uuteen tehtävään tai esimiehen alle siirtyvä työntekijä saa saman tukipalvelun kuin uusi rekrytoitu. Perehdytysraportti auttaa uutta esimiestä mukauttamaan lähestymistapaansa heti alusta alkaen.

Esimiestoiminnan aloittaminen

Tehtävänsä aloittava esimies voi hyödyntää tulevien alaistensa perehdytysraportteja valmistellakseen ensimmäisiä keskusteluitaan ja mukauttaakseen johtamistyyliään heti alusta alkaen.

UKK

Onko perehdytysraportti erilainen kuin täydellinen persoonallisuusraportti?

Kyllä. Se on suunnattu perehdytykseen ja esimiestyöhön, käytännönläheisellä (neuvoja) näkökulmalla pikemminkin kuin kattavalla lukemalla. Se on suunnattu esimiehelle, ei HR:lle tai rekrytoijille.

Ovatko neuvot yleisluonteisia vai henkilökohtaisia?

Täysin henkilökohtaisia työntekijän profiilin mukaan. Kaksi eri profiililla olevaa henkilöä saa erilaisia neuvoja.

Voiko työntekijä nähdä tämän raportin?

Tämä on organisaation päätös. Raportti on suunniteltu esimiehelle, mutta jotkut yritykset päättävät jakaa sen työntekijän kanssa avoimuuden ja itsensä kehittämisen edistämiseksi.

Haluatko räätälöidä jokaisen uuden työntekijän perehdytyksen heti ensimmäisestä päivästä lähtien?