Training: Trimoji koppelen en gebruiken in Marvin Recruiter

In deze module koppel je Trimoji aan Marvin Recruiter, bereid je je ideale functieprofiel voor en automatiseer je de analyse van je kandidaten direct in je Marvin projecten.

Doelstellingen

Je Trimoji-account koppelen aan Marvin Recruiter
Een Personi (ideaal functieprofiel) aanmaken, in Trimoji of vanuit je Marvin vacature
Het Personi koppelen aan een Marvin project en de kanban-automatiseringen instellen
Trimoji-scores en -rapporten lezen en benutten

Vereisten

Een Trimoji-account
Toegang tot de integratie-instellingen van Marvin Recruiter
Minstens één open vacature (project) in Marvin

Het traject in vogelvlucht

Stap 1: Trimoji koppelen aan Marvin
Stap 2: je Personi aanmaken
Stap 3 (optioneel): een campagne aanmaken voor soft skills analyse
Stap 4: het Personi koppelen aan je Marvin project
Stap 5: de kanban-automatiseringen instellen
Stap 6: de resultaten dagelijks benutten

Stap 1

Trimoji koppelen aan Marvin

De koppeling gebeurt eenmalig, met de API-sleutel van je Trimoji-account.

1. Kopieer je API-sleutel in Trimoji

Open het menu van je Trimoji-account, klik op 'Mijn ATS integreren', en daarna op 'Kopieer mijn API-sleutel'.

Kopieer de API-sleutel vanuit het menu Mijn ATS integreren van Trimoji

2. Plak de sleutel in Marvin

Ga in Marvin naar Instellingen en vervolgens naar Integraties. Zoek naar 'Trimoji' en klik op 'Koppelen'. Plak je sleutel in het veld 'Trimoji API-sleutel' en valideer. Marvin test de verbinding alvorens de sleutel op te slaan.

Plak de Trimoji API-sleutel in het scherm Trimoji koppelen van Marvin

Goed om te weten: het vakje 'Notificaties inschakelen' waarschuwt de consultant die de evaluatie heeft verstuurd zodra de kandidaat klaar is (scores en rapporten).

3. Controleer de verbinding

De Trimoji-kaart toont de status 'Gekoppeld'. Je Trimoji-campagnes kunnen nu gesynchroniseerd worden met Marvin.

Trimoji-kaart met de status Gekoppeld in de Marvin integraties

Stap 2

Je Personi aanmaken

Het Personi is het ideale profiel voor de functie: verwachte ervaring, vaardigheden, opleiding en persoonlijkheid. Dit is de referentie waaraan elke cv zal worden getoetst. Je kunt het op twee manieren aanmaken.

Methode A: in Trimoji

1. Klik in het menu 'Personi & Matching' op 'Een personi aanmaken'.

Knop Een personi aanmaken in het menu Personi en Matching van Trimoji

2. Kies je methode: de AI-assistent, die je enkele vragen stelt, of de link naar een vacature, wat sneller is.

Keuze van de methode voor het aanmaken van het Personi: AI-assistent of vacaturelink

3. Plak de URL van je vacature en klik op 'Genereer Personi'. Laat de optie 'Handmatig de Personi-configuratie controleren' aangevinkt om het resultaat na te lezen.

Plak de URL van een vacature om het Personi te genereren

4. Pas de matching-criteria aan. Kies voor elk criterium het belang (Genegeerd, Nuttig, Belangrijk, Essentieel, Exclusief) en het gewicht. Dit bepaalt de score van de cv's.

Matchingcriteria van het Personi en hun weging

5. Stel de filters in indien nodig (zoekwoorden, rijbewijs, talen). Deze worden gebruikt om profielen uit je database te filteren.

Personi filters: zoekwoorden, rijbewijs en talen

6. Klik op 'Bewaar Personi'. Je kunt ook 'Test Personi' gebruiken voordat je het opslaat.

Methode B: vanuit je Marvin vacature (de snelste)

Klik in het Trimoji-paneel van je Marvin project (zie stap 4) op 'Aanmaken vanuit de vacature'. Trimoji leest de titel, beschrijvingen, het bedrijf en de sector van het project, leidt hieruit de verwachte vaardigheden af en creëert je Personi. Het wordt onmiddellijk aan het project gekoppeld.

Knop Aanmaken vanuit de vacature in de Trimoji-instellingen van een Marvin project

Tip: je kunt dit Personi vervolgens verfijnen in Trimoji, net als bij methode A.

Stap 3 · Optioneel

Een campagne aanmaken voor soft skills analyse

Deze stap is alleen nuttig als je de persoonlijkheidsvragenlijst naar je kandidaten wilt sturen. Voor het louter scoren van cv's, ga direct naar stap 4.

1. Klik in 'Personi & Matching' op je Personi om het menu te openen, en vervolgens op 'Campagne aanmaken op basis van dit Personi'.

Menu van het Personi met de optie Campagne aanmaken op basis van dit Personi

2. Geef je campagne een naam en laat je leiden. Er wordt automatisch een tag aangemaakt.

Campagne aanmaken wizard: naam geven aan de evaluatiecampagne

3. Configureer het kandidaat-traject: een korte (3 min) of volledige (15 min) versie van de vragenlijst, vraag naar het cv, aanvullende vragenlijsten indien nodig. Valideer.

Configuratie van het kandidaat-traject van de campagne

4. Je campagne is aangemaakt en wordt automatisch gesynchroniseerd met Marvin.

Campagne aangemaakt en gesynchroniseerd met Marvin

Stap 4

Het Personi koppelen aan je Marvin project

1. Ga in Marvin naar 'Projecten' en open je vacature.

2. Klik op de knop 'Trimoji' bovenaan het project. Dit paneel vat alles samen: gekoppelde campagne, ideaal profiel, triggerkolommen, soft skills tests en cv-scores.

3. Koppel in de Trimoji-instellingen van het project je ideale profiel ('Aanmaken vanuit de vacature' of 'Bestaand profiel koppelen') en, indien je stap 3 hebt voltooid, je campagne. Groene vinkjes bevestigen dat alles is gekoppeld.

Campagne en Personi gekoppeld aan het project, knop CV's van kandidaten scoren

Tip: klik op 'CV's van kandidaten scoren' om de reeds in het project aanwezige kandidaten met één klik te scoren.

Stap 5

De kanban-automatiseringen instellen

Elke kanban-kolom kan Trimoji-acties activeren wanneer een kandidaat er binnenkomt.

1. Klik in het tabblad 'Proces' van je project op het automatiseringsicoon bovenaan de gekozen kolom.

Icoon voor het instellen van automatiseringen van een Marvin kanban-kolom

2. Schakel in het Trimoji-blok de gewenste acties in:

CV scoren: bij binnenkomst van de kandidaat wordt zijn cv vergeleken met het ideale profiel van het project. De score wordt op zijn kaart weergegeven.
Score drempelwaarde → volgende kolom (optioneel): kies het type score (cv of soft skills), de drempelwaarde op 100 en de doelkolom. Wanneer de score de drempelwaarde bereikt, wordt de kaart daar geplaatst. Onder de drempelwaarde gebeurt er niets.

Trimoji automatiseringen CV scoren en Score drempelwaarde in een Marvin kolom

Soft skills vragenlijst versturen: de vragenlijst van de gekoppelde campagne wordt naar de kandidaat gestuurd zodra deze in de kolom aankomt, één keer per campagne. Vereist stap 3.

Automatisation Soft skills vragenlijst versturen in een Marvin kolom

Goed om te weten: een reeds ontvangen score vóór de binnenkomst van de kandidaat in de kolom activeert de verplaatsing niet.

Stap 6

De resultaten dagelijks benutten

De cv-score uitgelegd

De score wordt weergegeven op de kaart van de kandidaat en in het Trimoji-vakje op zijn profiel. Elk criterium wordt gedetailleerd: ervaring, vaardigheden, zoekwoorden, opleiding, kennis. Gebruik de afwijkingen om het sollicitatiegesprek voor te bereiden.

CV-matchingsscore gedetailleerd per criterium op een Marvin kandidaatprofiel

Goed om te weten: de score is een hulpmiddel bij de besluitvorming. Het verlicht je keuze, het vervangt deze niet.

De kandidaatervaring (indien soft skills campagne)

De kandidaat ontvangt een white-label e-mail met de uitnodiging om de vragenlijst te beantwoorden. Dit bericht is ontworpen om de sociaal wenselijkheidsbias te beperken.

White-label e-mail met uitnodiging tot het invullen van de vragenlijst

Hij of zij beantwoordt de vragenlijst. De soft skills score wordt vervolgens in Marvin weergegeven, naast de cv-score. Afhankelijk van je configuratie kan de kandidaat ook toegang krijgen tot zijn analyse.

Trimoji persoonlijkheidsvragenlijst aan kandidaatzijde

De rapporten

Vanuit het kandidaatprofiel heb je toegang tot PDF-rapporten, beschikbaar in white-label: vergelijking kandidaat met de functie, soft skills analyse, onboarding rapport voor de manager, interviewleidraad.

Te onthouden

De koppeling gebeurt eenmalig, met de Trimoji API-sleutel die in Marvin wordt geplakt.
Het Personi is de referentie voor de score: besteed aandacht aan de weging van de criteria.
'Aanmaken vanuit de vacature' is de snelste manier om een Personi te maken.
De campagne is alleen nodig voor soft skills analyse.
Automatiseringen worden per kolom ingesteld, in het Trimoji-blok.
Trimoji helpt prioriteren: de beslissing blijft aan de recruiter.

Test je kennis

Waar vind je de API-sleutel om in Marvin te plakken?

In Trimoji: accountmenu, dan 'Mijn ATS integreren' en 'Kopieer mijn API-sleutel'.

Moet je verplicht een campagne aanmaken om cv's te scoren?

Nee. Het Personi is voldoende om cv's te scoren. De campagne dient enkel om de soft skills vragenlijst te versturen.

Wat doet de knop 'Aanmaken vanuit de vacature'?

Het leest de titel, beschrijvingen, bedrijf en sector van het Marvin project om het Trimoji Personi aan te maken en aan het project te koppelen.

Een kandidaat heeft een score onder de vastgestelde drempelwaarde. Wat gebeurt er?

Niets: zijn kaart blijft in de kolom. Het is aan de recruiter om te beslissen wat er vervolgens gebeurt.

Hulp nodig?

Ons team ondersteunt je bij de configuratie: neem contact met ons op.

Integratie in Marvin Recruiter