De Onboarding rapport is een gepersonaliseerde onboardinggids, automatisch gegenereerd op basis van het persoonlijkheidsprofiel van een medewerker. Het is bedoeld om te worden overhandigd aan de manager die een nieuw lid in zijn team verwelkomt.

Dit document beantwoordt een concrete vraag: "Nu ik het profiel ken van de persoon die komt, hoe kan ik zijn onboarding aanpassen?". Het vertaalt gedragsindicatoren naar praktische acties, met specifieke adviezen voor elke fase van het aanvaarden van de functie.

Het is een levering gericht op operationele managers: het vereist geen voorafgaande training in Trimoji-grafieken om te worden gebruikt.

Wat het rapport bevat, sectie per sectie

1. Titelpagina - 3 leeswijzers

De eerste pagina identificeert het rapport (naam van de medewerker, bedrijfslogo) en presenteert drie sleutels voor het gebruik van het document. Deze drie sleutels contextualiseren het gebruik van het rapport voor een manager die het voor het eerst ziet: hoe het te interpreteren, hoe het te gebruiken en in welke geest de onboarding te benaderen.

2. Gedragssamenvatting

Deze pagina geeft een samenvattende lezing van het profiel:

• RADAR (12 dimensies): de meest uitgesproken gedragstendensen, gerangschikt op score, bieden een snel overzicht van de natuurlijke sterke punten van de medewerker.
• Trimoji Habits: positionering op de drie assen (omgevingsstijl, motivatie, werktempo) met beschrijvingen en gunstige/ongunstige omgevingen.

Deze sectie stelt de manager in staat om in een paar minuten de natuurlijke voorkeuren van de binnenkomende persoon te begrijpen.

3. Gedragsbeschrijvingen in situaties

Deze sectie verdiept drie invalshoeken:

• Werkhouding: beschrijving van de gedragsstijl van de medewerker op basis van zijn 4 Kleuren positie, vergezeld van de lijst van bijbehorende gedragskenmerken.
• Communicatiestijl: wat de relatie met dit profiel vergemakkelijkt (wat hij waardeert, wat hem op zijn gemak stelt) en de te vermijden stressfactoren (wat spanning of desinteresse veroorzaakt).
• Persoonlijkheid op het werk (BIG 4): interpretatie van de vier persoonlijkheidsdimensies aangepast aan de professionele context. Voor elke dimensie geeft een natuurlijke formulering aan of de medewerker eerder hoog of laag op deze as scoort en wat dit concreet inhoudt.

4. Onboardingplan in 5 fasen (advies)

Het actiegerichte hart van het rapport: Vijf sets van drie gepersonaliseerde adviezen, gestructureerd per onboardingfase. Elk advies wordt gepresenteerd met een titel en een gedetailleerde beschrijving.

• Voor de eerste dag: acties die vooraf moeten worden voorbereid om ervoor te zorgen dat de persoon onder de beste omstandigheden aankomt volgens zijn profiel (communicatie, werkomgeving, verwachtingen afbakenen...).
• De eerste dag: gedrag dat moet worden aangenomen tijdens de ontvangst om vanaf het begin goede relationele omstandigheden te creëren.
• De eerste week: follow-up acties om de onboarding op lange termijn te verankeren en de eerste positieve of negatieve signalen van aanpassing te detecteren.
• Na 15 dagen: aanpassingsacties om een eerste balans op te maken van het aanvaarden van de functie, eventuele wrijvingspunten te identificeren en de integratie van de medewerker in het team en zijn taken te versterken.
• Na 1 maand: consolideringsacties om de goede begrip van de functie te valideren, de eerste resultaten te bevestigen en de medewerker duurzaam in een dynamiek van autonomie en prestatie te installeren.

Hoe werkt het?

Stap 1 - Afname persoonlijkheidsvragenlijst

De medewerker voltooit de persoonlijkheidsvragenlijst. Deze vragenlijst kan tijdens de recruitment of aan het begin van de onboarding zijn afgenomen.

Stap 2 - Automatische rapportgeneratie

Het onboarding rapport wordt automatisch gegenereerd op basis van het profiel. De adviezen zijn gepersonaliseerd volgens de geïdentificeerde gedrijfsspecificaties: elke levering is uniek.

Stap 3 - Overhandiging aan de manager

De PDF wordt aan de manager gestuurd voor de komst van de medewerker. Het kan in 10 minuten worden gelezen en direct als praktische gids dienen zonder dat er aanvullende training nodig is.

Voordelen voor een HR en management team

• Beter voorbereide onboarding: de manager komt aan met een voorafgaande analyse van het profiel en concrete acties om uit te voeren.
• Minder improvisatie: de adviezen structureren een periode waarin de kwaliteit van de ontvangst een significante impact heeft op de betrokkenheid en retentie.
• Toegankelijk zonder expertise: de manager hoeft de Trimoji-grafieken niet te kennen om de adviezen toe te passen.
• Sterk signaal voor de medewerker: een aangepaste onboarding vanaf het begin versterkt het gevoel van verwachting en begrip.
• Vermindering van het risico op vroegtijdig ontslag: een gepersonaliseerde onboarding draagt bij aan het veiligstellen van de eerste weken, die vaak bepalend zijn voor retentie.

Gebruiksscenario's

Onboarding van een vast contract (CDI)

Genereer vanaf de ondertekening van het contract het rapport en geef het door aan de manager en het HR-team. Het document kadert de eerste weken van de onboarding en vergemakkelijkt de eerste gesprekken.

Interne mobiliteit

Een medewerker die van functie of manager verandert, profiteert van dezelfde begeleiding als een nieuwe aanwerving. Het onboarding rapport helpt de nieuwe manager om zijn aanpak vanaf het begin aan te passen.

Aanvaarding van een managementfunctie

Een manager die zijn functie aanvaardt, kan de onboarding rapporten van zijn toekomstige medewerkers gebruiken om zijn eerste gesprekken voor te bereiden en zijn managementstijl vanaf het begin aan te passen.

FAQ

Is het onboarding rapport anders dan het volledige persoonlijkheidsrapport?

Ja. Het is gericht op integratie en management, met een praktische invalshoek (advies) in plaats van een uitputtende analyse. Het is gericht op de manager, niet op HR of recruiters.

Zijn de adviezen generiek of gepersonaliseerd?

Volledig gepersonaliseerd volgens het profiel van de medewerker. Twee personen met verschillende profielen ontvangen verschillende adviezen.

Kan de medewerker dit rapport inzien?

Dit is een beslissing van de organisatie. Het rapport is ontworpen voor de manager, maar sommige bedrijven kiezen ervoor om het te delen met de medewerker als onderdeel van een transparante en zelfontwikkelende aanpak.

Wilt u de onboarding van elke nieuwe medewerker vanaf de eerste dag personaliseren?

Vraag een demo aan