Die Automatisierung von Kandidatenakten bedeutet, eine einheitliche Sicht auf einen Kandidaten für eine Stelle zu erstellen, zu aktualisieren und zu teilen, ohne manuelle Eingaben oder verstreute Dateien. Trimoji ermöglicht die Zentralisierung von Schlüsselinformationen eines Profils und die Erstellung einer handhabbaren Kandidatenakte für den Recruiting-, Betreuungs- oder Beratungsprozess.

Trimoji ersetzt nicht den Recruiter oder den menschlichen Austausch. Ziel ist es, Zeit bei administrativen Aufgaben zu sparen, die Qualität der Weitergabe zu verbessern und die Entscheidungsfindung mit strukturierten Informationen zu sichern.

Möchten Sie Zeit sparen und Ihre Entscheidungen mit einer zentralen und wiederverwendbaren Kandidatenakte vom Briefing bis zum Onboarding sichern?
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Herausforderungen

Häufige Probleme ohne automatisierte Kandidatenakten

❌ Verstreute Informationen zwischen Lebensläufen, Notizen, E-Mails, Dateien, ATS.
❌ Schwierigkeit, die gleiche Version an einen Manager oder Kunden weiterzugeben.
❌ Verlust von Elementen zwischen der Vorauswahl und dem abschließenden Interview.
❌ Mangelnde Rückverfolgbarkeit dessen, was bewertet wurde.
❌ Onboarding zu spät vorbereitet, ohne klare Zusammenfassung.

Unsere Lösung

Was Trimoji bietet

1) Eine zentrale Kandidatenakte

Trimoji bietet eine Kandidatenakte, die nützliche Informationen über ein Profil für eine Stelle zusammenfasst. Ziel ist es, eine einheitliche, lesbare und teilbare Ansicht zu haben.

2) Kontinuität des Prozesses, vom Briefing bis zum Onboarding

Die Kandidatenakte ist Teil eines vollständigen Workflow-Konzepts, zum Beispiel:

1️⃣ Personi (Stellenprofil)
2️⃣ Kandidatenanalysen (Soft Skills, Persönlichkeit, Lebenslauf je nach Nutzung)
3️⃣ Interviewleitfaden
4️⃣ Vergleiche (Kandidaten, Team je nach Kontext)
5️⃣ Matching mit der Stelle, falls verwendet
6️⃣ Onboarding
✅ Konsolidierung in der Kandidatenakte, die die Schlüsselelemente zusammenfasst.

3) Weniger Eingaben, mehr Kohärenz

Anstatt eine Akte manuell neu zu erstellen, nutzen Sie die bereits in Trimoji erstellten Informationen. Dies reduziert Vergesslichkeit und vereinheitlicht die Art und Weise, wie Profile präsentiert werden.

4) Ein einfaches Werkzeug zum Teilen

Die Kandidatenakte dient als Grundlage, um das Profil an einen Manager, ein HR-Team oder einen Kunden (Agentur) mit strukturierten Informationen weiterzugeben.

Unsere Methode

So funktioniert es (Automatisierungslogik)

Schritt 1: Den Bedarf definieren

Sie gehen von einer Stelle aus und nutzen bei Bedarf Personi, um das erwartete Profil zu definieren.

Schritt 2: Die Akte mit Analysen füllen

Sie analysieren den Kandidaten gemäß Ihrem Prozess (Soft Skills, Persönlichkeit, Lebenslauf, Vergleiche). Die nützlichen Elemente sind in Trimoji verfügbar.

Schritt 3: Das Interview und die Entscheidung vorbereiten

Sie nutzen den Interviewleitfaden und die Vergleiche, um zu überprüfen und zu entscheiden, ohne Dokumente zu vervielfältigen.

Schritt 4: Konsolidieren und teilen

Die Kandidatenakte wird zur Referenzansicht, die die wichtigsten Informationen zusammenfasst und das Teilen erleichtert.

Schritt 5: Für das Onboarding wiederverwenden

Nach der Entscheidung werden die Elemente der Akte zur Vorbereitung des Onboardings und zur Absicherung der ersten Wochen verwendet.

Anwendungsfälle

Konkrete Anwendungsfälle

Recruiting mit mehreren Entscheidern

Die Kandidatenakte vermeidet mehrfache Versionen und ermöglicht es jedem, die gleiche Zusammenfassung zu lesen.

Personalvermittlungsagentur

Eine strukturierte Kandidatenakte erleichtert die Präsentation beim Kunden und die Nachverfolgbarkeit von Empfehlungen.

Job-Dating und schnelles Recruiting

Schnelle Zusammenführung von Kandidateninformationen, um nachzufassen und die nächsten Schritte zu planen, ohne Daten zu verlieren.

Interne Mobilität

Eine klare Übersicht über einen Mitarbeiter, der für eine neue Stelle vorgesehen ist, mit den für das Entscheidungsgremium nützlichen Elementen.

Dienstleistungsunternehmen, Staffing und Kundenpräsentation

In Dienstleistungsunternehmen ist es wichtig, schnell zu qualifizieren, Profile einem Kunden vorzustellen und zu iterieren, ohne bei Null anfangen zu müssen. Die Kandidatenakte fasst die Informationen pro Profil und pro Auftrag zusammen, erleichtert die interne Weitergabe zwischen Recruiter, Vertrieb und Manager und sorgt für eine kohärente und nachvollziehbare Version, um die Kundenpräsentation zu beschleunigen.

Best Practices

✅ Eine "Entscheidungsansicht" (Zusammenfassung) und eine "Detailansicht" (Beweise, zu prüfende Punkte) definieren.
✅ Die Kandidatenakte als Referenzdokument verwenden, nicht als einmaligen, vergessenen Export.
✅ Das Interview mit konkreten Achsen aus den Analysen verbinden, anstatt mit freien Notizen.
✅ Die Akte für das Onboarding wiederverwenden, um Fehler nach der Einstellung zu reduzieren.

Häufig gestellte Fragen

FAQ

Ersetzt die Kandidatenakte das ATS?

Nein. Sie dient dazu, nützliche Informationen in Trimoji zu zentralisieren und zu strukturieren und das Teilen und die Entscheidungsfindung zu erleichtern.

Wofür dient die Kandidatenakte in einem Einstellungsprozess?

Um die Schlüsselelemente eines Profils für eine Stelle zusammenzufassen, um sie zu vergleichen, zu entscheiden und mit einer einheitlichen Ansicht zu teilen.

Ist sie nach der Einstellung nützlich?

Ja. Die Kandidatenakte ermöglicht die Wiederverwendung von Informationen zur Vorbereitung des Onboardings und der Betreuung.

Ersetzt sie das Interview?

Nein. Die Kandidatenakte dient zur Vorbereitung, Strukturierung und Nutzung von Wissen, aber die Entscheidung bleibt menschlich.